introducción

Introducción al Microsoft Access

El Microsoft Access es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de Datos, basado en el argumento de las bases de datos relacionales, en el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas de forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla, detallar una metodología de análisis de sistemas orientado a la especificación de soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este proceso de análisis y reflexión, previos al de la construcción, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones

OBJETOS

Objetos de una base de datos de Access:

Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .mdb, pueden existir elementos llamados objetos de hasta seis tipos o naturalezas diferentes:

• Tabla

• Consulta

• Formulario

• Informes

• Paginas

• Macros

• Módulos

EJECUTAR ACCESS

Ejecutar

Una vez instalado en el ordenador el programa, los pasos a seguir para ejecutar Access son:

1. Hacer clic sobre el botón Inicio de la barra de tareas.
2. Seleccionar la opción Todos los programas.
3. Seleccionar la opción Microsoft Access del menú que se despliega.

Para mayor comodidad, lo mejor es tener el acceso directo a Microsoft Access en el Escritorio de Windows con el fin de tenerlo "más a mano". De no tenerlo, es posible crear uno, siguiendo los pasos que mostramos:

PROGRAMA

El programa: Microsoft Access

Microsoft Access es un potente programa gestor de Bases de datos que normalmente junto al procesador de textos Word, y a la hoja de cálculo Excel forma parte del paquete integrado de aplicaciones de oficina denominado Microsoft Office Profesional. Se caracteriza por los siguientes aspectos:

• Facilidad de uso, ofreciendo métodos visuales que permiten acceder y presentar los datos de forma directa.
• Capacidad para almacenar grandes volúmenes de información y consultar en cualquier momento la que interese.
• Numerosas herramientas visuales de diseño que permiten realizar de forma sencilla Formularios para visualizar y editar datos en pantalla.
• El generador de Informes permite obtener los datos impresos con gran calidad.
• El uso de Macros permite automatizar las tareas repetitivas y habituales.
• Dispone de Asistentes para desarrollar desde cero, paso a paso, las tareas más habituales. Proporcionando además ayuda en todo momento.
• Permite trabajar directamente con datos almacenados en formatos de otros programas, Gracias a la tecnología OLE se pueden incorporar gráficos y otros tipos de información (sonidos, animaciones...) a una base de datos de Access.
• Permite importar (traer) de forma sencilla información con estructura de tabla de datos proveniente de Excel o Word, así como exportar (llevar) información hacia cualquiera de éstos dos programas de su "misma familia".

MICROSOFT ACCESS

Concepto de base de datos

Una base de datos se puede definir como un conjunto de información homogénea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema.

CONCEPTO DE IMFORMES

Informes: Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato personalizado, fundamentalmente de cara a "sacarlos" por impresora (aunque no siempre). Las posibilidades para ello inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran calidad en cuanto a diseño, formato y distribución.

CONCEPTO DE FORMULARIO

FORMULARIOS

Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato personalizado y "elegante". De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar, etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas viéndolos a través de un formulario en vez de en forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.